نظارت و کنترل هزینه‌ها

روندهای رایج

هنگام بحث در مورد نظارت و کنترل مخارج در سازمان‌های غیر دولتی، چندین روند مشترک ظاهر می‌شود که منعکس کننده بهترین شیوه‌ها و چالش‌های پیش روی سازمان‌ها در این زمینه است.  این روندها عبارتند از:

 7-2-1. گزارش مالی منظم: سازمان‌های غیر دولتی اغلب گزارش‌های مالی منظم را برای تعقیب مخارج در مقابل بودجه و اطمینان از شفافیت و پاسخگویی در استفاده از صندوق اولویت می‌دهند. این شامل تهیه گزارش‌های مالی به صورت ماهانه، سه ماهه یا سالانه است که درآمد، هزینه‌ها و تفاوت‌ها از مبالغ بودجه بندی شده را به تفصیل بیان می‌کند. به عنوان مثال، یک سازمان غیر دولتی فعال در افغانستان ممکن است گزارش‌های مالی ربع وار را به تمویل کنندگان خود ارائه کند که مخارج انجام شده برای فعالیت‌های برنامه‌های مختلف مانند خدمات مراقبت‌های صحی، ابتکارات آموزشی، و پروژه‌های توسعه جامعه را مشخص کند.

 7-2-2. کنترل‌های داخلی و حسابرسی: سازمان‌های غیر دولتی کنترل‌های داخلی را اجرا می‌کنند و بازبینی‌ها را برای نظارت و کنترل مخارج و کشف هرگونه بی‌نظمی یا مغایرت مالی انجام می دهند. کنترل‌های داخلی ممکن است شامل تفکیک وظایف، رویه‌های مجوز، و بررسی و تعادل برای جلوگیری از تقلب و اطمینان از انطباق با سیاست‌ها و رویه‌های سازمانی باشد. به عنوان مثال، یک سازمان غیر دولتی ممکن است بازبینی‌های داخلی دوره‌ای فرآیندها و سیستم‌های مالی خود را برای ارزیابی پایبندی به سیاست‌های مالی و شناسایی زمینه‌های بهبود انجام دهد.

 7-2-3. نظارت بر بودجه، تجزیه و تحلیل انحراف: سازمان‌های غیر دولتی عملکرد بودجه را از نزدیک نظارت می‌کنند و تجزیه و تحلیل انحراف را برای شناسایی انحرافات از مخارج برنامه ریزی شده انجام می‌دهند و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام می دهند. این شامل مقایسه مخارج واقعی با مبالغ بودجه و تجزیه و تحلیل دلایل هر گونه اختلاف است. برای مثال، اگر هزینه‌های یک سازمان غیر دولتی در یک برنامه خاص به دلیل هزینه‌های پیش بینی نشده یا تغییرات در محدوده پروژه، از مقادیر بودجه بندی شده بیشتر شود، مدیران بودجه ممکن است اولویت‌ها را مجدداً ارزیابی کرده و منابع را مجدداً برای همسویی با اهداف برنامه تخصیص دهند.

 7-2-4. رعایت و گزارش دهی اهدا کنندگان: سازمان‌های غیر دولتی دریافت کننده بودجه از کمک کنندگان اغلب ملزم به رعایت الزامات گزارش دهی خاص و دستور العمل‌های مربوط به پیگیری و گزارش دهی هزینه‌ها هستند. این شامل مستند سازی نحوه استفاده از پشتوانه، حصول اطمینان از انطباق با مقررات اهدا کنندگان، و ارائه شواهدی مبنی بر تاثیر به دست آمده با کمک‌های مالی است. برای مثال، ممکن است یک سازمان غیر دولتی که یک برنامه تغذیه را در افغانستان اجرا می‌کند که توسط یک تمویل کننده بین المللی تمویل می‌شود، ملزم به ارائه گزارش‌های دقیق هزینه‌ها و نشان دادن چگونگی تخصیص بودجه برای خرید مواد غذایی، برگزاری جلسات آموزشی و نظارت بر نتایج برنامه باشد.

 7-2-5. تکنالوژی و خودکار سازی: سازمان‌های غیر دولتی به طور فزاینده‌ای از تکنالوژی و ابزارهای خودکار برای ساده سازی فرآیندهای نظارت و کنترل هزینه‌ها استفاده می‌کنند. این ممکن است شامل پیاده سازی سیستم‌های نرم‌افزار حسابداری، پلتفرم‌های مدیریت هزینه، یا برنامه‌های کاربرد تلفن همراه برای تعقیب و گزارش دهی به موقع هزینه‌ها باشد. به عنوان مثال، یک سازمان غیر دولتی که در مناطق دور افتاده افغانستان فعالیت می‌کند ممکن است از ابزارهای تعقیب هزینه‌های مبتنی بر تلفن همراه برای جمع آوری داده‌های مخارج در نقطه معامله استفاده کند که پردازش و گزارش دهی سریع تر هزینه‌ها را ممکن می‌سازد.